Рік тому я проводив навчання для ТОП-менеджерів одного нафтопровідно-будівного заводу. І під час навчання я намагався донести до цих керівників ідею, що вони мають знатись краще на тій галузі, якою керують, ніж їхні підлеглі. Керівникам це не так легко заходило, як може здатись. Вони пручались, як курка в окропі: «Олександр, навіщо мені потрібно розбиратись у маркетингу, в мене для цього працівники є», або «І що – я маю в 1С працювати швидше, ніж бухгалтер»?
Була доречна присутність засновника цього заводу на навчанні. Коли він побачив, як його менеджери борсались і опинались, він підвівся і розповів, як двадцять років тому, коли він тільки починав будувати той завод, в нього була мрія – навчитись бухгалтерського обліку. Бо він дуже боявся того, що за проблеми в фінансах його завод закриють, або віднімуть, або він збанкрутує. І він пішов на навчання – і пройшов усі стандарти обліку, експорту, роботі з ПДВ і таке інше. І зараз він може підказати головному бухгалтеру, як правильно EBITDA нарахувати (від англ. Earnings before interest, taxes, depreciation and amortization — прибуток до вирахування витрат з виплати відсотків, податків і амортизації).
Почувши це, мої студенти почали більш сумлінно слухати матеріал, робити тренування, та у свої щоденні завдання включили пункт – «щонайменше дві години навчатись тому, чим керуєш».
А я собі замислився про те, що бачив багато підприємців, які зовсім погано розумілись на фінансах, на обліку, на бухгалтерії. Вони позітхали, засипали, та намагались кудись втекти, коли наші консультанти під час аудиту діяльності компанії запитували щось про баланс, дебіторську та кредиторську заборгованість, або коли останній раз робили інвентаризацію, або призначення матеріально-відповідальної особи.
Дивна річ – у великих бізнесах це норма. А засновники маленьких компаній чомусь вважають, що їх це не обходить. Що працівники самі все порахують, що у них не можуть працювати шахраї, що ніхто нічого додому з роботи не виносить. Мабуть, вони так само вірять у рожевих поні та єдинорогів.
Мій досвід підказує повністю протилежне. Якщо ви маєте автотранспорт і не контролюєте щодня витрати палива ваших водіїв, маю до вас погану новину – хтось вже знайшов цю шпаринку і присмоктався до неї.
Якщо ви маєте склад, до якого може зайти кожен працівник, то маю ще одну погану новину – якусь частину вашого складу ви можете знайти або на найближчих базарах, або у ломбардах. Якщо ви співпрацюєте з Ракета або Glovo і не робите щоденно звіт по взаєморозрахунках – ви втрачаєте щонайменше 20% готівкових замовлень. Якщо ваш касир може дати працівникам гроші підзвіт і потім не вимагає фіскальних чеків – знову так само.
Якщо ви отримуєте клієнтів через «відкати», то можу побитись об заклад, той хто їх завозить «потрібній людині», їздить на самому великому авто в компанії, має найвищий будинок та їздить відпочивати у самі теплі країни. Або ж, навпаки, ви зовсім нічого про нього не знаєте – де живе, де відпочиває. Як підпільний мільйонер Корейко.
На жаль, сфера обліку – дуже важка саме цим: вона приваблює злодіїв, як діжка з медом приваблює мух. Тому, якщо десь є якась можливість, то знайте – хтось вже її знайшов.
За останні роки ми зробили собі невеликий чек-лист, який допомагає знайти такі проріхи в обліку. Перейдіть по посиланню і замовте собі такий.
ЧЕК-ЛИСТ ПЕРЕВІРКИ ОБЛІКУ ПІДПРИЄМСТВА
| № п/п | Пункт | Підпис |
| 1 | Облік на підприємстві ведеться в обліковій програмі | |
| 2 | В програмі не можна нікому, крім головного бухгалтера, перепроводити документи, які вже були проведені раніше | |
| 3 | Облікова програма не дозволяє виникати від’ємним залишкам | |
| 4 | Працівники підприємства офіційно оформлені, є заяви про прийняття на роботу, необхідні накази та записи в трудових книжках | |
| 5 | На підприємстві є затверджений штатний розклад, накази про переводи, відпустки та інші | |
| 6 | На підприємстві є призначені наказом матеріально-відповідальні особи по кожному підрозділу | |
| 7 | Склад підприємства відокремлений від інших підрозділів, на території діє пропускний режим і там немає сторонніх осіб | |
| 8 | На складі є окрема матеріально – відповідальна особа | |
| 9 | Щовечора склад зачиняють згідно із регламентом та використовують пломбування | |
| 10 | Раз у квартал та при звільненні комірника проводиться інвентаризація складу | |
| 11 | В компанії є працівник, який контролює оборотність товарів | |
| 12 | На складі немає залишків товарів, які знаходяться більше пів року без руху | |
| 13 | Всі гроші, які отримує підприємство, необхідним чином оформлені | |
| 14 | Касир зводить касу щодня | |
| 15 | Працівники можуть взяти гроші підзвіт тільки письмово з резолюцією керівника | |
| 16 | Раз на місяць фінансисти роблять перевірку виданих підзвітах коштів | |
| 17 | Дебіторська заборгованість знаходиться в допустимих засновником межах | |
| 18 | Немає простроченої дебіторської заборгованості, або вона залишається в допустимих засновником межах | |
| 19 | Кредиторська заборгованість знаходиться в допустимих засновником межах | |
| 20 | Немає простроченої кредиторської заборгованості | |
| 21 | Немає боргів по зарплаті працівникам | |
| 22 | Раз на пів року зовнішня компанія робить аудит бухгалтерського обліку компанії | |
| 23 | В компанії немає або незначні штрафи після перевірок | |
| 24 | У компанії немає прострочених боргів по податках | |
| 25 | В бухгалтерії немає авралів під час подання податкових та бухгалтерських звітів | |
| 26 | В бухгалтерії немає купи паперів, які лежать безсистемно на столах, полицях або шафах. Все розкладено по системі, можна легко та швидко знайти потрібний документ | |
| 27 | Раз на місяць засновнику подають фінансові звіти (P&L, Cashflow, Баланс та інші) | |
| 28 | Сума оборотних активів не зменшується та не надмірно зростає | |
| 29 | При розрахунку собівартості враховують знос основних засобів | |
| 30 | Щотижня на виконавчу нараду подають звіти по залишку грошей на рахунках і в касі | |
| 31 | Щотижня проводиться звірка залишку грошей по документах і фізично | |
| 32 | Щотижня окремий працівник бухгалтерії проводить перевірку цін по рахунках від контрагентів та підзвітних витрат | |
| 33 | Щотижня виконавча нарада проводить схвалення витрат на наступний тиждень | |
| 34 | Жодна несхвалена виконавчою нарадою витрата не сплачується бухгалтером | |
| 35 | У фінансовому підрозділі є календар надходжень і платежів | |
| 36 | Звірка з контрагентами проводиться двічі у місяць | |
| 37 | Якщо є контрагенти, з якими є велика кількість щоденних готівкових розрахунків, то звірка проводиться мінімум щотижня | |
| 38 | У компанії немає ситуацій, коли взаємовідносини є з одними контрагентами, а по документах – з іншими | |
| 39 | В компанії не підробляють документи або звіти | |
| 40 | Працівники не отримують на особисті картки гроші компанії для витрат підприємства | |
| 41 | Відповідальна особа щотижня контролює витрати пального на автомобілях підприємства | |
| 42 | На автомобілях підприємства використовуються датчики та, за необхідністю, пломби | |
| 43 | Компанія не дає нікому хабарів, відкатів, незаконні подарунки тощо | |
| 44 | Компанія не проводить операції з «обналом» через підставні підприємства | |
| 45 | Всі товаро-матеріальні цінності та активи підприємства належним чином оформлені і знаходяться на балансі підприємства | |
| 46 | На підприємстві не зникають невідомим чином товаро-матеріальні цінності або гроші | |
| 47 | В компанії не буває «раптових» потреб у кредитах | |
| 48 | У компанії є прибуток і його вистачає на життя та розвиток компанії | |
| 49 | В компанії є окремий банківський рахунок для резервних коштів | |
| 50 | В компанії є окремий банківський рахунок для амортизаційного фонду |